SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR KECAMATAN NEKAMESE KABUPATEN KUPANG

Abstract

Arsip perlu dikelola dengan efektif dan efisien, dengan prosedur dan sistem yang baik sehingga kegiatan yang membutuhkan arsip akan mudah untuk ditemukan dan digunakanjuga suatu organisasi mempunyai pusat ingatan dan sumber informasi yang dapat melancarkan kehidupan dan perkembangan Organisasi. Arsip memiliki peranan yang sangat penting yaitu sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian ilmiah, usaha-usaha pemeliharaan akan lebih mudah apabila data-data yang bersumber dari arsip tertera sudah tertata dengan baik dan sistematis. Namun Kenyataannya memang ada sebagian besar instansi jarang memperhatikan pemeliharaan arsip dimana dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip yang ditumpuk-tumpuk di gudang-gudang bersamaan dengan kursi-kursi bekas, ban bekas dan sebagainya. Selain itu pengamanannyapun jarang pula diperhatikan, sehingga akibatnya banyak arsip-arsip yang hilang ataupun rusak. Untuk itu perawatan dan pemeliharaan arsip sangatlah penting dan mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana sistem dan prosedur pengelolaan kearsipan di Kantor Kecamatan Nekamese Kabupaten Kupang. Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis menggunakan observasi langsung ke lapangan, wawancara dengan informan yaitu pegawai dan dokumentasi pada saat penelitian dilakukan. Teknik analisis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yang mendeskripsikan fenomena tertentu secara rinci. Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum ada penerapan sistem dan prosedur yang baik di kantor kecamatan Nekamese, namun beberapa tahapan prosedur pengelolaan arsip seperti prosedur permulaan penanganan surat masuk sudah dilakukan dengan cara mencatat, prosedur penyimpanan juga dilakukan masih sangat sederhana disimpan dalam dalam map, diletakan di lemari dan ditumpuk di meja kerja, tahapan pemeliharaan arsip juga sudah dilakukan dengan cara membersihkan ruangan, lembari dan meja jika berdebu. Selain itu juga masih terdapat berbagai keterbatasan seperti sumber daya manusia yang mengelola arsip juga fasilitas pendukung seperti ruangan, peralatan dan perlengkapan arsip yang minim, sehingga prosedur pengelolaan arsip belum ada.

Kata Kunci: Sistem, Prosedur Pengelolaan, Arsip